초기는 정부록(政府錄)이라고 하였다. 홍문관에서 먼저 일반문신 중의 적임자와 식년시 등 문과 급제자 중에서, 그 후보자를 선발하여(이를 本館錄이라 함.) 이조에 보고하고, 이조에서 이를 마감하여(이를 吏曹錄이라 함.) 의정부에 보고하면, 의정부의 당상·관각(館閣)과 이조의 당상이 도당에 모여 본관록 중 가감, 수정하여 홍문록을 완성하는데, 이때 도당에서의 선거 기록을 도당록이라 한다.
그 방법은 본관록과 같이 대상 문신의 명단을 작성하고 권점(圈點)을 하여 많은 점수를 얻은 자를 취하는 것이었다. 선발인원은 평균 15명으로 때에 따라 약간의 가감이 있었다.
홍문록은 본관록이 대개 존중되어 결정되므로 홍문관의 독자적인 인사권이 인정되는 것이었다. 그러나 홍문관원과 대신들(즉, 도당록의 參錄者) 사이의 이해관계가 상반될 경우 본관록은 거의 무시되면서 홍문록이 결정되기도 하였다.