홍문록의 시초는 1471년(성종 2) 예문관원의 후보자를 간선한 예문록에서부터이다. 그 뒤 1478년 예문관에서 홍문관이 독립된 뒤 홍문록 제도가 시작되었다.
그 절차는 홍문관의 부제학과 동벽(東壁 : 直提學∼應敎)과 서벽(西壁 : 校理∼修撰)이 모여 홍문록이 될만한 사람들을 의논한 뒤 권점(圈點 : 비밀기표)을 하여 권점을 많이 받은 사람을 본관록(本館錄)으로 선정하고, 그 권점책을 이조를 거쳐 정부(政府 : 都堂)에 보내면 정부에서 대신들이 본관록을 중심으로 빠졌거나 잘못된 것이 있는지를 검토한 뒤 그 수를 조정하여 정부록(政府錄 : 후기의 都堂錄)으로 결정하였다.
홍문록의 간선대상은 문장과 학행이 훌륭하고 좋은 가문의 출신으로서 홍문관원으로서의 자질과 조건을 갖춘 사람이어야 하였다. 홍문록은 3년에 한 번 정기적으로 선정하도록 되어 있었으나 필요하면 수시로 이루어졌고, 1차에 15인 안팎이 간선되었다.
홍문관에 결원이 생기면 홍문록(정부록·도당록) 중 3인을 뽑아 이조에서 주의(注擬 : 후보자를 추천하는 일)하면 왕이 그 중 1인을 낙점(落點)하여 결정하였다. 이 제도는 조선 후기까지 계속되었다.