실록을 사고(史庫)에 봉안(奉安)한 사실을 기록한 봉안형지안을 비롯해 포쇄(曝曬 : 먼지나 습기 등을 털거나 말림) 때마다 점검한 내용을 기록한 것, 고출(考出 : 참고로 살펴보기 위해 내어 봄) 때의 것 등 여러가지 사례별로 형지안을 작성하였다.
일반적으로 형지안에는 어떤 이유로 형지안을 작성했는의 목적, 형지안이 작성될 당시의 실록을 담아놓은 상자의 명칭(주로 천자문 자호로 됨.), 그 상자 속에 담긴 실록의 표지 이름과 권수·책수, 작성자의 관명과 인명, 날짜 등을 기록하고, 수결(手決)과 날인을 하였다.
형지안이 언제부터 있어왔는지는 분명하지 않다. 다만 실록이 조선시대에서 처음 편찬된 태종 때에 『대송반악도(大宋頒樂圖)』를 참고하려고 충주사고의 형지안을 보았다는 기록이 있어서, 고려시대부터 있어왔다고 추측할 수 있다.
현재 남아 있는 것으로는 임진왜란 이전은 매우 드물고, 조선 후기의 것이 많이 남아 있다. 가장 오래된 것으로는 1588년(선조 21)과 1591년의 『전주사고포쇄형지안』이 있고, 1594년의 『해주사고포쇄형지안』, 1599년 및 1601년의 『영변사고포쇄형지안』, 1603년의 『강화부사고포쇄형지안』 등이 있다.
종류로는 포쇄형지안이 가장 많으며, 다음으로 봉안형지안·봉심형지안(奉審形止案)·수개형진안(修改形止案)·환안형지안(還安形止案)·고출형안(考出形止案)·염랍급수보시형지안(染蠟及修補時形止案) 등이 있다.
이로 미루어보아 형지안은 사고를 열어볼 때마다 실록의 보존된 상태를 자세히 조사하면서 보존 상태의 점검 상황을 적어놓은 기록이라 할 수 있다. 이렇게 해서 이동·분실 등의 시기와 책임 소재를 분명히 할 수 있었다고 여겨진다.