문장이 뛰어나고 견문이 풍부한 관원 중에서 임명하였다.
『고려사』를 통하여 관반사로 임명된 자를 적출하여 보면 이위(李瑋)·한교여(韓皦如)·김단(金端)·반부(潘阜)·김부식(金富軾)·김희제(金希磾)·하륜(河崙)·임박(林樸) 등을 들 수 있으며, 관반사가 될 때의 관직은 참지정사(參知政事)·전중소감좌승선(殿中少監左承宣)·기거사인(起居舍人) 등으로 나오고 있다.
외국사신의 국적·등급에 따라 관반사의 임명도 달라졌으나, 대체로 정3품 이상의 관원 중에서 임명한 것으로 보인다.