이용하고 싶은 우체국에 신청하여 승인을 받고, 사용수수료와 사서함의 자물쇠 및 열쇠의 제작실비액의 두 배에 상당하는 금액의 담보금을 납부하여야 사용할 수 있다. 사용료는 연액으로서 특급지가 2만 4000원, 1급지 1만 6000원, 2급지 6,000원, 3급지 4,000원, 급지 2,000원으로 되어 있다. 다만, 국가기관이나 공공단체와 같이 공익상 특히 필요하다고 인정되는 자에 대하여는 담보금을 면제하기도 한다.
사서함에는 고유번호가 붙여져 있는데, 이 번호가 쓰여진 우편물은 모두 기다리지 않고 언제라도 편리한 시간에는 신속히 받을 수 있다. 또한, 사서함 이용자는 우체국에서 대여하고 있는 열쇠를 사용하여 사서함을 열게 되므로 비밀이 보장되는 이점도 있다.
1970년대 초에는 공중통신망 또는 지역내통신망을 이용하여 편지나 메모 또는 보고서 등의 메시지를 상호 전달할 수 있는 새로운 컴퓨터를 이용한 전자우편 기능을 가진 시비엠에스(Computer Based Message System, CBMS)가 개발되었다.
이 CBMS는 문자의 수정·검색·보관·편집 기능과 상대방에게 직접 전송하는 기능 등을 가지고 있다. 이러한 CBMS는 컴퓨터를 도구로 하는 전자우편시스템으로서 이를 전자사서함이라고 하는데, 이는 메시지 센터의 기억장치를 각 가입자마다 할당받아 가입자는 통신이 가능한 워드프로세서·컴퓨터 단말기 등을 통하여 자신의 메시지를 저장시켜두면 언제든지 상대방이 찾아 볼 수 있는 정보통신 서비스이다. 이러한 전자사서함은 컴퓨터를 기반으로 하는 시스템이므로 기존 통신 수단의 전송기능 이외에 여러 가지 부가적 기능을 제공할 수 있다.