외사고(外史庫)의 경우 춘추관의 기사관급(記事官級)인 예문관의 봉교·대교·검열이 주로 담당하였다.
사고에 보존된 책들은 습기가 차거나 좀이 생기는 등의 염려가 있을 뿐만아니라 도난과 화재의 염려가 있으므로 3년에 한 차례씩 포쇄를 하도록 사관을 사고에 파견하였으나 예외도 있었다. 그런데 그때마다 소장된 서적들의 보존상황을 점검하고 남긴 기록이 형지안(形止案)이다.
일반적으로 외사고의 포쇄에는 춘추관의 기사관급인 예문관의 봉교·대교·검열이 파견되었지만 별겸춘추관(別兼春秋官)인 용양위부사과(龍驤衛副司果)가 파견되는 경우도 상당히 있었다. 많이 파견된 사관을 보면, 검열·봉교·대교·용양위부사과 순서이다.