임시로 홍문관교리의 직함을 받았다. 그 직무는 사행중 정사와 부사를 보좌하면서 생긴 일을 기록하였다가 귀국 후 국왕에게 상주하는 것이었다.
조선 전기에는 서장관(書狀官)이라고 하였는데, 1442년(세종 24) 신숙주(申叔舟)의 예를 보면 대간의 결함(結銜 : 임시로 어느 직함을 겸직하는 것)을 받아 한 직급을 높여받도록 하였다.
임진왜란 후 1606년(선조 39) 9월, 일본에 파견되는 사절단의 칭호를 회답겸쇄환사(回答兼刷還使)로 하면서부터 서장관의 칭호도 종사관으로 바꾸었고, 이로부터 이 호칭이 통용되었다.