팩시밀리는 타자기나 컴퓨터 자판에 익숙하지 않은 사람들도 누구든지 쉽게 전송할 수 있는 장점이 있다. 또한, 텔렉스나 전보와 마찬가지로 전송 후 증거가 남는다는 이점도 있다. 팩시밀리는 전송복사기이므로 문서전송에 주로 사용되지만, 서신업무의 상당 부분과 컴퓨터의 입력원표나 출력전표 등 광범위하게 응용될 수 있다.
팩시밀리는 국제전신전화자문위원회(CCITT)의 규격분류에 따라 G1∼G4까지의 4종류가 있다. 이 중 현재 가장 널리 쓰이고 있는 것은 G2와 G3인데, G2는 A4용지 한 장을 1∼3분에 전송하며, G3는 A4용지 한 장을 1분 이내에 전송할 수 있다. 그리고 G4는 G2·G3보다 훨씬 고속(A4용지 한 장을 10초 이내)으로 전송할 수 있는 디지털시스템이다.
팩시밀리는 광의로는 모사전송과 사진전송을 총칭하여 말하지만 협의로는 모사전송만을 가리킨다. 서구보다는 한자문화권인 아시아지역에서 더 광범위하게 보급되고 있다. 모사전송과 사진전송의 차이는 화면복원시 모사전송은 특수용지에 열을 가하거나 태워서 흑백명암을 얻는 일이고, 사진전송은 사진필름에 영상을 감광시키도록 하는 점에서 차이가 있다.
양자는 해상도 때문에 주사선(走査線) 수에도 차이가 있지만 원리는 같다. 즉, 광원에서 발사되는 빔이 초점을 만들어가는 선으로 비추게 하면서 진행해 나간다. 원화의 명암에 따라 빛의 강도 차이가 생기게 되면 이를 광전변환기에 의하여 전류의 강약으로 바뀌게 한다.
전류신호로 변환된 주사선을 변조기에서 전송로에 보내기에 적합한 형태로 변조하여 보낸다. 변조방식은 유선에서는 진폭변조·주파수변조·위상변조 등이 이용되며, 무선에서는 주파수변조가 주로 사용된다. 수신측에서는 변조된 신호로부터 원화신호를 재생하기 위하여 복조를 하는데, 잡음의 제거, 파형왜곡에 대한 보상 등도 병행된다.
복조를 통하여 재생된 그림신호를 기록하기에 적합하도록 증폭하여 기록지에 화상을 형성시킨다. 기록방식으로는 정전기록·감열기록·방전파괴기록·잉크제트(ink jet)기록 등이 이용된다.
팩시밀리의 기술개발은 소형화·경량화·고화질화, 조작성·신뢰성 향상·전송시간의 단축 등에 급속히 진행되고 있으며, 기능고급화의 방향으로는 복합화·시스템화 등을 들 수 있다. 이용면에서는 전자회의시스템·전자우편·문서화상편집시스템·컴퓨터입출력시스템·LAN 등의 단말로 개발이 기대된다.