조선 국왕과 명·청나라의 육부(六部) 관아 사이에서 오고간 외교문서이다. 이 문서의 작성은 성균관의 관원이 작성하되, 이따금 중대한 사안인 경우에는 홍문관 또는 예문관의 제학이 작성하였다.
그 양식은 “朝鮮國王爲某事云云(조선국왕위모사운운 : 조선의 왕이 어떤 일을 한다라고)”로 시작하여 내용을 기록하고, 이어 “爲此合行移咨請照詳施行(위차합행이자청조상시행 : 이를 함께 문서에 적어 보내니 자세히 살펴서 시행하여 줄 것을 청함)”의 문구를 넣어 상대의 뜻을 물은 다음, 그 받은 부처에 따라 “須至咨者右咨禮部(수지자자우자예부 : 문서를 받은 곳은 오른쪽에 기록된 예문관임)”라 하고, 마지막에 연호와 연월일을 하여 날짜를 기록한다.
작성과 봉함의 절차는 매우 복잡하여, 작성한 뒤 사신이 출발하기 7∼8일 전까지 주달하여야 하며, 서울에서는 세번 심사하여 상주하고, 중도에서도 압록강까지 네번 심사하여 확인하도록 하였다.
즉, 처음 승문원에서 초안을 심사할 때는 제조 3인과 의정대신 1인이 하고, 이를 정서하여 봉함하는 날에는 의정부에서 하며, 발송하는 날에는 모화관에서 모든 사신이 동참한 자리에서 다시 심사하였다. 사행 출발 뒤 중도에서도 항주·평양·안주·의주 등 네 곳에서 초안심사의 예에 의하여 확인하였다.