1948년 7월 「정부조직법」 제정 당시에는 대외선전 업무는 외무부의 정보국(선전과·문화과)에서 관장하고, 외국에 대한 정부발표, 방한외국기자의 회견알선 등 제한된 범위 내의 대외선전은 공보처에서 관장하였으나, 1961년 6월 「정부조직법」 개정으로 대외선전 업무는 공보부로 일원화되어 공보국 해외과에서 관장하였으며, 해외선전 및 홍보업무가 크게 확대되자, 1971년 12월 관장, 부관장, 5개 과 및 34명의 재외공보관으로 구성된 문화공보부 해외공보관이 발족되었다.
1990년에 문화부와 공보처가 분리될 때 공보처 소속기관이 되어 관장, 3부, 7과, 3외보분석관으로 구성되었고, 1998년 2월에 공보처가 폐지됨과 동시에 문화관광부 소속이 되어 해외문화홍보원으로 그 명칭이 변경되었다.
이 당시는 원장, 심의관 2명, 5과로 구성되었고, 1999년 5월에는 문화관광부에서 분리되어 국정홍보처 소속으로 개편, 해외홍보원으로 바뀌어 원장, 심의관 1명, 4과로 구성되기에 이르렀다.
그 뒤 1976년 4월에 부관장제도가 폐지되고 기획부·외보부·해외부의 3개 부가, 1979년 4월에는 문화부가 각각 신설되었다. 2000년 말월 현재 해외에는 6개의 홍보원이 설치되어 있고 18개 도시의 대사관 또는 영사관에 홍보관이 파견되어 있다.
문화원은 전시실·자료실 등을 갖추고 현지에서 인력을 채용하여 비교적 대규모의 문화홍보 활동을 수행할 수 있는 조직을 갖추고 있다. 일반적으로 대사관이나 영사관에는 한 명의 홍보관이 근무하고 있는데 비해 홍보원에는 원장을 중심으로 복수의 홍보관이 파견되어 있다.
2000년 말 현재 조직은 원장을 중심으로 외신협력관이 있고, 각 업무별로 기획과·해외과·지원과·외신과의 4개 과로 나뉘어져 있다.
기획과는 기본적으로 해외홍보 사업의 기본계획을 수립하는 등 홍보사업 기획 업무와 국내외의 조직을 관리하는 업무를 담당하고 있다. 또한, 여러 과가 관여하는 대형 프로젝트를 기획하기도 하는데, 예를 들면, APEC·ASEM 등 국제회의, 올림픽·월드컵 등 국제경기 활용 홍보 등의 사업이 그것이다.
해외과는 외국의 주요 도시에 설치된 문화원이 원활히 운영될 수 있도록 지원해주는 업무를 담당하고 있다. 또한, 이들 문화원을 통해 한국어를 보급하고, 우리나라 영상자료를 배포하는 등 홍보사업을 추진한다. 아울러, 해외과는 우리나라 문화 및 학술에 관한 학술행사를 개최하거나 지원하는 등 한국을 바로 알리는 여러 가지 사업을 수행한다.
그리고 지원과는 정부의 각급 부처, 민간 단체 등이 대외 홍보활동을 하는데 기본적으로 필요한 책자·팸플릿·CD-ROM타이틀·인터넷 홈페이지 등을 제작하는 중요한 업무를 담당하고 있다. 특히 코리아윈도의 웹사이트를 지원, 운영하고 있고, 우리나라와 관련하여 잘못된 내용을 바로 잡는 업무를 담당하고 있다.
외신과는 외국의 언론을 대상으로 홍보활동을 수행하고 있다. 한국에 상주하는 180여 명의 외국 언론인, 특정 이슈를 취재하기 위해 한국을 방문하는 외국 언론인, 외국 정상 방한 시 수행하는 언론인 등을 대상으로 취재활동을 지원해주고 있다. 또한 정부의 보도자료나 고위 인사의 연설문 등을 영어로 즉시 번역하여 제공하기도 한다.
정상 외교 시에는 지원과와 함께 각종 홍보자료를 제작, 배포하는 중요한 업무를 수행한다. 또한, 해외홍보원 한글 홈페이지를 통해 제공하고 있는 해외정보(일일해외논조)는 외국에 파견된 우리의 홍보요원들이 수집하여 보내준 자료들을 외신과에서 번역, 편집하여 제공하는 자료들이다.
해외홍보원은 앞에서도 밝힌 바와 같이 국내외의 정치, 사회, 문화의 변화에 따라 기능과 업무가 변화, 발전되었지만 궁극적으로는 국제화 추세 속에서의 국가 이익 확보라는 일관된 목표를 추구해 왔다. 그 동안 해외홍보원은 대외 활동에만 치중한 나머지 우리 국민들 사이에서는 정부의 해외홍보 활동에 관한 이해가 부족한 경향이 있었다.
그러나, 최근 국제교류 채널의 다양화, 커뮤니케이션 기술의 급격한 발전 등 환경 변화로 인해 국민들도 국가홍보에 관심을 가지고 참여할 필요가 있게 되었다. 국가홍보도 일반 기업의 PR과 마찬가지로 창의성이 요구되는 분야이다.
그리고 한 국가의 구성원으로서 국민들도 개인이 원하든 또는 원하지 않든지 모두가 홍보요원이 될 수밖에 없다. 아무리 정부나 기업이 국가 이미지를 잘 홍보하더라도 개인이 대외적으로 불명예스러운 행동을 한다면 모든 것이 수포로 돌아갈 수도 있기 때문이다.