춘추관의 다른 관직과 마찬가지로 타관의 겸직이었는데, 품계로는 가선대부(嘉善大夫) 이상, 직책으로는 참판급 이상이 겸하도록 되어 있었다. 정원은 2인이었으나 실록편찬시의 상황에 따라 그 이상이 임명되었다.
≪문종실록≫까지는 2인의 동지사가 보이고 있으나 ≪세조실록≫ 편찬부터는 5∼6인, 조선 후기에는 10인 이상이 나타나고 있다. 이것은 물론 겸직이기 때문에 가능하였던 것이다. 이들은 평소에는 특별한 임무가 없으나, 실록청이 개설되면 각방 당상(堂上)으로서 각방의 실록편찬을 지휘하는 주임격을 담당하였다.
즉 각방에 편찬연대가 평균 분담되면 각방 당상은 담당연대의 시정기와 기타 사료를 분류하여 실록에 올릴 만한 부분에 표시를 하고, 이것이 초초화(初草化)되었을 때, 다시 불필요한 사실·문구 등을 삭제하고 빠진 사실을 보충하여 중초(中草)를 작성하는 구실을 하는 것이다. 조선 후기에 이르면 동지사의 당상으로서의 명칭이 다양해지고 역할도 변화되어 나타나게 된다.