영접사무를 총괄하는 도청(都廳)과 응판색(應辦色)·반선색(盤膳色)·군색(軍色)·연향색(宴享色)·미면색(米麵色)·잡물색(雜物色) 등으로 조직되었다.
도청에는 판서급의 원접사(遠接使)·관반(館伴)·제조(提調) 등의 도청 당상(堂上)과 낭청(郎廳) 2, 3인, 각 색에는 담당 낭청 2, 3인이 임명되었다.
도청에서는 칙사 관소(館所 : 남별궁 혹은 모화관)의 관리, 인신(印信)·지필묵·예단 등의 물품을 조달하고 녹사·의원·고직 등의 인원동원을 관장하였고, 응판색은 영접에 필요한 예단 및 각종 비용을, 반선색은 경비원·사환·산원(算員)·잡역부 등의 인원동원과 그릇·땔감 등의 잡물을, 군색은 경호·경비·관소수리·안장·침구 등을, 연향색은 각종 연회를, 미면색은 곡물·술·차·기름·주방그릇 등을, 잡물색은 사신의 일상생활에 필요한 잡물의 조달을 담당하였다.
칙사가 국상의 조문을 위하여 내방하였을 때에는 사제청(賜祭廳) 등이 별도로 설치되어 제사 업무를 담당하기도 하였다. 영접도감의 의궤(儀軌)는 도청과 각 색별로 따로 작성되었는데, 광해군·인조대의 의궤 16종이 규장각도서에 있다.