조선 초기에 가관이 임명된 것을 시작으로, 연산군 이후부터는 여러 가지 명목의 가관들이 많이 두어지게 되었다. 특히, 인력이 부족한 선공감 · 사옹원 · 통례원 등에서 많은 임시직을 활용하고 있었다.
이는 과다한 행정업무의 처리를 위하여 필요한 일이었으나, 업무가 적은 관서에까지 남용되는 일이 많았고, 관직 희망자들이 관료로 들어갈 수 있는 통로로 이용되기도 하였다. 이에 따라 추가예산이 소요되었고, 정식관원들의 직무위임으로 인한 관리들의 기강해이와 가관들의 직권남용 등의 폐단을 초래하게 되어 여러 차례 그 조정문제가 논의되었다.
1517년(중종 12) 7월의 가관실태와 감축내역을 보면, 왕자군 · 내시부의 사부(師傅) 및 한성부 2인, 사옹원 2인, 선공감감역관 2인, 통례원가인의(假引儀) 2인, 별와서 · 상서원 2인, 통례원상사관(常仕官) 5인, 내의원겸관 2인, 의장고 4인, 군적청(軍籍廳)가낭관 2인, 원유사(苑囿司)종사관 2인, 군기시감조관 2인, 그리고 팽배(彭排) · 대졸(隊卒) 등 잡직 예비체아 71인이었다.
그러나 이러한 감축은 여러 가지 사정으로 잘 시행되지 못하였다. 이 때의 가관들 중에는 그 필요성 때문에 뒤에 정직화(正職化)한 것도 있었는데, 통례원의 가인의, 선공감의 가감역, 승정원의 가주서 등이 그것이다. 한편, 중요관직에 갑자기 결원이 생기거나, 관직자의 질병 · 탄핵 등으로 인한 업무공백이 있을 경우에도 임시로 가관을 운용하였다.
그들은 주로 타관서의 관원으로 겸직하게 하였는데, 특히 승정원 · 6조 · 3사 등의 중요아문에서 대리직가관이 임명되는 경우가 많았다. 1522년 2월에는 6승지가 모두 해직되어 잠시 동안 가승지(假承旨)를 임명하였고, 그 해 10월에는 승정원이 대간의 탄핵을 받아 시비가 판별될 때까지 가승지를 임용한 사례가 있었다.
또, 병조의 당상관이나 낭관들은 숙직을 불편하게 여겨, 조그만 유고가 있어도 그것을 핑계로 가관을 차출하여 숙직을 대리하게 하였는데, 그들을 가참지(假參知) · 가낭관이라 하였다. 또한, 문신과 마찬가지로 무신도 가관직제도를 운용하였는데, 특히 전쟁중 어느 장수가 결원이 생겼을 경우 주장(主將)의 명령으로 임시로 장군의 직책을 맡는 예가 있었다. 가관에 임용되었던 사람들은 대체로 그 자리에 정식관원으로 임명되는 경우가 많았다.