가장 넓은 의미로는 모든 9급 공무원(1981년 5월 이전의 5급을류)을 말하고, 넓은 의미로는 9급 공무원 중 행정직의 행정서기보·출입국관리서기보·검찰서기보·세무서기보·통계서기보·감사서기보 등과 9급 지방공무원인 지방행정서기보관·지방세무서기보 등을, 가장 좁은 의미로는 행정직렬의 9급 국가공무원인 행정서기보만을 말한다.
공식적인 용어로 서기보라는 용어가 사용된 일은 없으나 일반적으로 많이 쓰이는 용어이다. 서기보라는 용어는 1961년 4월 <국가공무원법>의 개정으로 5급공무원(1981년 5월 이후의 8급·9급)을 갑류와 을류로 구분하면서 5급을류를 일반행정직렬은 행정서기보, 노동직렬은 노동서기보, 후생직렬은 후생서기보, 운수직렬은 운수서기보, 재경직렬은 재경서기보, 회계직렬은 회계검사서기보, 통계직렬은 통계서기보, 사서직렬은 사서서기보라고 부른 것이 최초이므로, 서기보라는 공식적인 용어는 한 번도 없었으나 일반적으로 널리 사용되고 있다.
서기보에 해당하는 9급공무원으로 임용될 수 있는 자는 공개경쟁시험이나 특별채용시험에 합격한 자이다. 9급공무원으로 1년6월 이상 성실히 근무하면 8급공무원으로 승진할 수 있다. 9급공무원은 중앙행정기관에는 없으나 일선행정기관의 대부분의 행정은 8급 또는 9급공무원에 의하여 직접 집행되는 경우가 많다.