저자가 누구인지 알려져 있지 않으며, 지방 수령을 역임하였던 지식인으로 추정된다.
현재 거관대요를 내제로 하는 책은 한국학중앙연구원 장서각, 서울대학교 규장각한국학연구원, 국립중앙도서관에 소장되어 있다. 현존본들은 모두 권차를 두지 않은 1책 형태의 필사본이다.
장서각본과 규장각본은 표제가 모두 '거관대요'이고 내용은 동일하지만, 장서각본에는 「거관대요」 외에도 「거관잡록(례)」이 더 수록되어 있다. 한편 국립중앙도서관본은 표제와 내용에서 차이를 보이며, 그 밖의 다른 목민서(牧民書)가 부록되어 있어 별도의 책으로 보아야 한다.
장서각본을 기준으로 볼 때 본문은 계선(界線)과 광곽(筐郭)이 없는 백지에 필사하였으며, 한 면은 10행 20자로 되어 있고, 주석은 쌍행(雙行)으로 기재하고 있다.
책의 첫머리에 목차로 제시한 민소, 전령, 부첩, 농상, 호적, 학교, 전정, 분조, 봉적, 군정, 군기, 잡조, 진정 등 13개 항목으로 구분하였다. 하지만 본문은 민소 항목 이전에 수령의 부임 과정에서 주의해야 할 점을 포함하여 향리를 다루는 문제 등 통치 과정에서 전반적으로 유의해야 할 점 등을 먼저 기술하였다.
민소에서는 형식적이지 않고 매우 구체적인 관행을 예로 제시하여 판결문을 작성하는 방식 등 각종 소송을 처리하기 위한 실무에 도움을 주고자 하였다.
전령에서는 백성들에 대해 직접 명령하는 방식을 논의하고 있는데, 되도록 자율성을 인정하는 방식으로 최소한의 간섭만을 충고하고자 하였다.
부첩에서는 각종 문서 작성과 상급 관청에 보고하는 요령 등이 정리되어 있다.
농상은 농사를 지을 때 필요한 이앙(移秧), 관개(灌漑), 제언(堤堰)의 방책을 다루었다.
전정에서는 양전(量田)에 따른 전안(田案) 수정과 간평(看坪) 때의 폐단을 방지하는 방법이 실려 있다.
분조와 봉적에서는 환곡(還穀) 업무를, 군정에서는 군역(軍役)에 대한 제반 사항을 기록하였다.
잡조에서는 중기(重記), 등록(謄錄), 제물(祭物), 죄인 등에 대한 것이 설명되어 있다.
통치의 측면에서는 조선 후기 이후 증대되어 가는 지방 수령의 자율적인 역할을 엿볼 수 있으며, 사회상의 측면에서는 매우 구체적인 관행을 이해할 수 있다. 무엇보다 지식 유통 면에서는 수령 생활에서 얻은 구체적인 지식들이 수령학 혹은 목민학으로 체계화되고 있다는 것을 엿볼 수 있게 해준다.